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社長與秘書接任準備

本頁協助社長當選人（PE）與秘書當選人安排籌備期及就職期的地區配合工作。先確認本人必須參與的核心活動，再帶領各社幹部與社員依職務參與。

活動日期、指定對象、名額、費用及完成方式，以當次地區正式公文與活動公告為準。

如何判斷誰必須參與

本人核心參與

正式公文若指定社長當選人、社長、秘書當選人或社秘書為參加對象，指定角色應依公告完成報名、出席及會後工作。無法參加時，先向公文所列窗口確認代理或補課方式，不自行認定可由他人代替。

帶領社團隊參與

活動屬社員、扶輪基金、服務計畫、公共形象、學習或青少年工作時，社長應指定對應主委或承辦人參加。社秘書協助記錄人選、期限及回覆，社執秘協助完成報名與狀態追蹤。

鼓勵社員共同參與

地區服務、家庭、聯誼、運動、年會及其他開放活動，由社長與對應主委向社員說明目的並動員參加。實際名額、費用及參加資格仍依活動公告。

社長當選人要負責什麼

  • 確認下屆社秘書、社執秘、財務與各功能主委。
  • 整合年度目標、社內需求、預算、行事曆及地區配合工作。
  • 本人參加正式公文指定的社長當選人學習活動。
  • 指定各社主委參加對應的地區學習及工作活動。
  • 確認社內承諾、費用、參加人員與成果責任。
  • 將地區學習重點轉成社內可執行的工作計畫。

社長負責決定方向與人員，不應把核定責任全部交由社秘書或社執秘。

秘書當選人要負責什麼

  • 與現任社秘書交接會議、名單、正式文件、決議及未完成事項。
  • 建立地區公文、活動通知、社內回覆及期限的追蹤方式。
  • 核對社長、秘書、執秘、主委與主要聯絡資料。
  • 協助社長確認參加人員，並留下社內核定與回覆紀錄。
  • 與社執秘分工：社秘書維護正式紀錄與協調，社執秘執行報名、資料維護與狀態追蹤。
  • 活動結束後確認工作重點已交給對應主委，未完成事項已有負責人與期限。

籌備期會有哪些地區活動

社長當選人暨寶眷學習研討會（PELS）

  • 主要對象：社長當選人及公告指定的陪同人員。
  • 參與方式：社長當選人依正式公告完成本人報名與全程參與。
  • 事前準備：社況、下屆團隊、年度方向、待協助問題及必要的住宿餐飲資料。
  • 會後工作：向下屆團隊說明年度方向，列出待確認的目標、預算及責任人。

社領導人學習研討會（CLLS）

  • 主要對象：社長當選人、下屆社幹部、社學習引導人及公告指定主委。
  • 參與方式：社長帶領指定團隊完成報名與學習，不只由一人代為聽取。
  • 事前準備：各職務問題、初步工作計畫及需要跨主委協作的事項。
  • 會後工作：各參加者提出可執行事項，納入社年度計畫與行事曆。

扶輪基金、獎助金及功能研討會

  • 主要對象：依活動由扶輪基金、社員、公共形象、服務計畫或青少年主委參與。
  • 參與方式：社長指定對應主委；正式公告若指定社長或社秘書，也應依公告參加。
  • 事前準備：本社目標、預計計畫、資格需求及待確認問題。
  • 會後工作：主委向社長及團隊回報申請條件、期限、資源與下一步。

接任與交接工作

  • 確認社、社員與下屆職務資料。
  • 完成年度目標、預算、行事曆及主委工作計畫草案。
  • 盤點地區活動、固定期限、未完成案件及社內重要活動。
  • 確認社長、社秘書與社執秘可使用本人帳號及正確年度權限。

就職期會有哪些地區活動

社長秘書聯席會議與團隊就職

  • 主要對象：社長、社秘書、社執秘及公告指定人員。
  • 社長與秘書工作：確認年度政策、近期任務、聯絡方式及社內負責人。
  • 完成條件：社內主要聯絡角色收到任務，期限與負責人已記錄。

總監公式訪問

  • 主要對象：社長、社秘書、社執秘、理事團隊、主委及社員。
  • 社長與秘書工作：帶領團隊準備社況、年度目標、服務成果及希望地區協助的問題。
  • 完成條件：訪問後的建議與待辦已有負責人、期限及追蹤方式。

地區學習、服務及專案活動

  • 主要對象：依主題由社員、扶輪基金、服務計畫、公共形象、青少年或其他對應主委參與。
  • 社長與秘書工作：社長指定對口，社秘書追蹤正式回覆，社執秘完成行政作業。
  • 完成條件：參加者已把工作重點帶回社內，後續計畫已指定負責人。

地區年會

  • 主要對象：社員、寶眷、扶青社及公告開放對象。
  • 社長與秘書工作：說明年會目的，帶領社員依地區目標參與，並確認團體報名、繳費及行前通知。
  • 完成條件：參加名單與費用狀態一致，社員收到可採取下一步的資訊。

地區服務、家庭及聯誼活動

  • 主要對象：依活動開放社員、寶眷、青年、志工或服務對象。
  • 社長與秘書工作：鼓勵對應主委與社員參與，不把所有地區活動集中在社長或社秘書一人。
  • 完成條件：人員、分工、報名及成果回報均有人負責。

年度成果與交接

  • 盤點年度目標、服務成果、財務與未完成事項。
  • 整理正式紀錄、系統責任、權限與下一屆名單。
  • 將地區待辦、固定活動與風險交給下一屆社長、社秘書及社執秘。

社長如何從地區網站找到工作資訊

國際扶輪 3510 地區官網是查找地區正式資訊的第一站。社長不需要記住所有選單，但要知道「先選年度、再找正式依據、最後交辦執行」。

找地區團隊與主委 → 留下可交接的活動經驗 →

本頁的網站閱讀經驗

本段依手機、未登入狀態實際閱讀地區網站入口整理。首頁可直接看到「地區公告」、「活動報名」及「各社活動」；手機版可由選單圖示展開完整分類。網站版面與名稱日後可能調整，請以官網當下顯示為準。

知識點 1：先選適用的扶輪年度

網站入口可切換扶輪年度，預設可能顯示「所有年份」。查看年度社長秘書、地區組織、公文或活動前，先選擇目前就職年度或下一年度，避免把歷史資料當成現行要求。

  • 籌備期：同時留意現任年度與即將接任年度的資訊。
  • 就職期：以本人任期年度為主；查交接背景時再切換前一年度。
  • 若頁面沒有顯示年度或更新日期：回到正式公文確認，必要時詢問承辦窗口。

知識點 2：首頁先回答「現在有什麼」

  • 地區公告：掌握近期政策、通知及重要消息。
  • 活動報名：確認目前開放的活動與可採取的報名行動。
  • 各社活動：了解友社正在推動的服務與交流機會，適合鼓勵主委或社員參與。

首頁適合快速巡覽，但不能只看卡片標題。點進內容後，仍要確認適用對象、日期、期限、費用、附件及聯絡窗口。

知識點 3：用選單回答不同工作問題

  • 我必須配合什麼？ 到「地區資訊」查地區公文、總監月報及年度社長秘書。
  • 活動如何參加？ 到「扶輪活動」或首頁「活動報名」查看活動頁，再依公告完成報名。
  • 誰能協助？ 到「地區組織」查助理總監、地區委員會及職務對口。
  • 社團可以推動什麼？ 到「扶輪服務」、「扶輪基金」及「職業服務」查主題與資源，再交由對應主委評估。
  • 想了解友社或邀請社員參與？ 到「認識各社」、「各社活動」、活動相簿及影音頻道查找。
  • 需要系統操作協助？ 使用登入入口及網站頁尾的操作 QA；若仍無法處理，再聯絡社執秘、地區執秘或行政 E 化團隊。

需要社員專業時：使用職業資訊入口

查看地區職業資訊與職業分類，可依分類或關鍵字查找社員同意公開的職業資訊。

  • 社長或服務主委：先說明服務問題、需要的專業與合作範圍，再選擇職業分類，不先指定個人。
  • 職業服務主委：可查找適合分享、參訪、培訓或投入服務的專業類別。
  • 社員：可查找地區內公開的職業資訊，也應定期核對自己的分類與公開欄位。
  • 社執秘：資料有誤時，協助本人依權限更正，不把網站資料另存成難以更新的公開名冊。

職業資訊用於扶輪交流及尋找可能的專業連結，不代表地區對資格、執照、品質、價格或交易提供保證。聯絡前應說明扶輪工作目的；醫療、法律、會計、工程及其他受管制專業，仍須另行查證資格。

知識點 4：把網站資訊轉成社內行動

  1. 社長或社秘書 選年度並查看公告

    先看地區公告與活動報名，再依工作問題進入對應選單。

  2. 社秘書 讀完整內容並留下正式連結

    記錄適用對象、期限、費用、附件、承辦窗口及正式回覆方式。

  3. 社長 判斷參與層級

    確認本人必須參與、指定幹部參與，或鼓勵社員與寶眷參與。

  4. 社執秘或承辦人 完成行政執行

    依交辦完成資料核對、報名、繳費回報與狀態追蹤，不共用個人帳號。

  5. 社秘書 確認結果並更新行事曆

    把結果通知社長與參加者，並將期限、行前事項及後續工作納入追蹤。

知識點 5：網站是查找入口，正式內容才是執行依據

網站搜尋、聊天協助、群組轉傳或友社訊息可協助發現資訊；真正要報名、繳費或回覆時，仍以當次地區正式公文、活動頁及其承辦窗口為準。找不到答案時，可由官網頁尾取得當期地區辦事處資訊，不必沿用舊年度通訊錄中的聯絡資料。

如何找到地區團隊、委員會與主委

先選擇扶輪年度，再從官網「地區組織」查看當期地區職員、各委員會與分區助理總監。人員與分工可能隨年度調整，不應只使用舊名冊、舊群組或個人記憶。

先判斷要找哪一種協助

  • 年度政策或跨委員會協調：先查地區職員及地區行政管理團隊，再依正式通知所列窗口聯絡。
  • 分區各社協調、總監公式訪問或跨社合作：查「分區助理總監」，由助理總監（AG）協助串接各社與地區。
  • 社員發展與留任：查「地區社員委員會」，由社社員主委整理本社現況與需求後對接。
  • 社區、國際或其他服務專案：查「地區服務計畫委員會」，先說明服務對象、問題、合作夥伴與預期成果。
  • 捐獻、地區獎助金或全球獎助金：查「地區扶輪基金會委員會」及「扶輪基金」服務頁，先確認資格、授權與正式期限。
  • 新聞、品牌、社群或活動故事：查「地區公共形象委員會」，準備活動重點、照片授權與希望發布的管道。
  • 職務學習、研討會或社內訓練：查「地區訓練」，說明對象、需要補強的能力與預計使用情境。
  • 年度方向與長期發展：查「地區策略計畫委員會」；涉及制度或歷史判讀時，再依官網組織與正式公文找適當窗口。
  • 帳號、權限、資料或網站操作：先看網站操作 QA；仍無法完成時，由社執秘整理問題，再聯絡地區執秘或行政 E 化團隊。

委員會頁回答「誰負責」，服務頁回答「可以做什麼」

找到地區主委後，再查看「扶輪服務」、「扶輪基金」、「職業服務」及相關活動頁，確認服務項目、申請方式、過去案例與正式限制。若兩處內容不同，以當次公文及承辦窗口確認結果為準。

社長如何與地區主委合作

  1. 先由社內主委整理問題：說明本社目標、目前進度、已嘗試的方法及需要的協助。
  2. 找同功能的地區對口：社社員主委對接地區社員委員會；社公共形象主委對接地區公共形象委員會，其餘功能依此原則處理。
  3. 把問題寫成可回答的請求：例如詢問資格、資源、講師、跨社合作、案例或下一個期限，不只寫「請協助」。
  4. 由社長確認承諾：涉及預算、人力、公開聲明或跨社合作時，由社長核定後再回覆。
  5. 由社秘書留下結論：保存正式連結、聯絡職務、決定、負責人及期限；社執秘接續完成系統作業。

聯絡地區團隊時，優先使用官網當期職務與正式聯絡管道。除非對方同意，不將個人電話、電子郵件或通訊帳號轉貼到公開頁面。

怎樣才算找到正確對口

  • 官網年度、委員會名稱與聯絡職務相符。
  • 社內已有一位對應主委或承辦人，不由社長一人包辦。
  • 問題已附正式公告或服務頁連結，並清楚說明希望確認的事項。
  • 回覆已轉成社內負責人、期限及下一步。

如何用網站留下可交接的活動經驗

活動紀錄不只是成果宣傳，也應讓下一屆知道「為什麼做、怎麼做、遇到什麼問題、下次如何改善」。建議各社依網站權限，使用「各社活動」、活動相簿及地區影音頻道留下可搜尋的紀錄。

活動開始前：先查前例

  1. 選擇相同或前幾個扶輪年度。
  2. 從「各社活動」依服務、聯誼、職業、偏鄉、授證、公訪或其他適用分類查找。
  3. 再用社名、地區主題、服務對象或活動名稱搜尋。
  4. 查看活動文章、相簿與影音，整理可借用的方法、曾經的合作夥伴及需要再確認的規定。
  5. 聯絡原承辦人前，先由社內主委提出具體問題，不要求對方重新說明所有背景。

歷史文章只能作為經驗參考。日期、資格、費用、法規、合作條件及個資同意方式，仍須依本次活動重新確認。

活動進行中：留下可用素材

  • 記錄活動目的、服務對象、合作單位、工作分工及實際流程。
  • 記錄參與人數、服務成果及可公開的數據；數字應能追溯來源。
  • 拍攝能說明方法與成果的照片，不只保留大合照。
  • 記錄三件事：做得好的方法、遇到的問題、下次應提早準備的事項。
  • 發布受益人、未成年人、醫療、財務或其他敏感內容前，先確認同意與公開範圍。

活動結束後：發布一份可傳承紀錄

建議由活動主委完成初稿，公共形象主委檢查公開內容，社長確認代表本社的說法，具權限的社執秘或網站管理者再發布。

每篇活動紀錄至少回答：

  • 活動要解決什麼問題？
  • 由哪些角色與單位合作？
  • 實際採用什麼工作方法？
  • 完成了哪些可查核成果？
  • 遇到什麼困難，如何處理？
  • 下一屆若要延續，第一步要做什麼？

網站已有「Google 相簿分享」作業入口；具權限者可依網站操作規則提供相簿。文章中應保留活動相簿或影音連結、正式公告及可公開的聯絡職務，讓後續使用者能從成果找到方法。

交接時：把網站連結變成經驗索引

社秘書不需要把所有照片重新打包。建議在交接清單中，依「活動名稱、扶輪年度、主責主委、網站文章、相簿或影音、三項經驗、未完成事項」建立索引。

  • 新任社長先讀網站文章，了解活動目的與成果。
  • 新任主委再看相簿、影音及三項經驗，掌握執行細節。
  • 社執秘核對仍有效的表單、帳號入口及權限，不直接沿用前任個人帳號。
  • 找不到紀錄時，先查官網年度與分類；仍找不到，再向前任主委、社秘書或地區對口詢問。

怎樣才算完成活動傳承

  • 官網或社內正式空間至少留有一篇可搜尋的活動紀錄。
  • 活動文章能連到相簿、影音或其他可公開成果。
  • 紀錄含工作方法、成果、問題與下次建議，不只有照片及致謝。
  • 交接索引已標示主責職務、網站連結與未完成事項。
  • 個資、照片授權、財務資料及帳號資訊未被不當公開。

如何取得地區資訊

資訊的優先順序如下：

  1. 先到地區網站並選擇扶輪年度：查看地區公告、活動報名及對應工作選單。
  2. 地區正式公文與活動公告：確認對象、日期、名額、費用、期限、準備資料及承辦窗口。
  3. 地區網站活動頁與報名狀態：確認活動是否開放、報名結果及行政處理狀態。
  4. 公文所列活動承辦窗口：詢問資格、議程、費用、住宿、代理或截止後異動。
  5. 地區執秘或行政 E 化團隊：協助登入、角色、權限、社員資料、報名狀態及系統異常。
  6. 助理總監或對應地區主委：協助釐清地區工作要求、社內推動方式及跨社協作。

轉傳訊息、群組截圖及口頭通知可作提醒，但不能取代正式公文與活動公告。

社長、社秘書與社執秘如何分工聯絡

  1. 社秘書 接收並登記正式通知

    保存公文或公告連結，記錄活動、對象、期限及正式回覆要求。

  2. 社長 確認社內負責人與參加人員

    判斷本人參與、指定主委參與或鼓勵社員參與，並核定費用與責任。

  3. 社執秘 完成資料、報名與狀態追蹤

    核對社員資料、完成個別或團體報名、繳費回報並確認最終狀態。

  4. 地區承辦或地區執秘 依問題類型協助

    活動規則由公文窗口確認；帳號、權限、資料與系統問題由地區執秘或行政 E 化團隊協助。

  5. 社秘書 將結果回覆社內並結案

    通知社長、主委與參加者，保存必要紀錄，未完成事項列出負責人與期限。

聯絡前先準備什麼

  • 所屬社、本人職務及適用扶輪年度。
  • 活動或公文名稱、公告連結及截止日。
  • 問題發生的步驟、時間與目前看到的狀態。
  • 希望對方確認的具體問題。
  • 必要且已遮蔽個資的畫面資訊。

不得在公開群組傳送密碼、驗證碼、完整社員名單、完整銀行資料或付款爭議內容。

怎樣才算準備完成

  • 社長與社秘書知道籌備期及就職期的核心活動類型。
  • 正式公告指定本人參與時，已完成報名、出席與會後工作。
  • 各功能活動已由對應主委或承辦人負責，不集中在少數人身上。
  • 社執秘知道應追蹤的報名、費用、資料及系統狀態。
  • 活動規則問題與系統問題能送到正確窗口。
  • 地區工作已納入社年度計畫、行事曆與交接紀錄。

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