基金維護
基金作業要先區分 RI 正式資料、3510 地區行政協作資料及社內紀錄。地區或社系統可以協助查詢、核對與彙整，但不能取代 My Rotary 或 RI 要求的正式回報。
這項功能可以協助什麼
| 作業 |
要解決的問題 |
功能協助 |
狀態 |
| 社內捐贈紀錄 |
捐贈資料分散，年度查詢困難 |
建立、查詢、彙整或匯出社級紀錄 |
選單及規格已確認；實際欄位與覆蓋範圍待確認 |
| 地區核對 |
社、地區與 RI 顯示結果可能有時間差 |
依正式憑證與授權資料進行差異核對 |
作業原則 |
| PHF 等認證追蹤 |
入帳、點數與認證狀態容易混為一談 |
分開記錄捐贈、入帳及認證處理狀態 |
規劃／實際功能待確認 |
| 年度統計 |
報表需要可追溯的來源與期間 |
依年度及社別彙整必要資料 |
功能範圍待年度確認 |
角色分工
| 角色 |
主要工作 |
| 社基金主委 |
確認捐贈目的、年度及應辦理的 RI 作業 |
| 社執秘 |
保存必要紀錄、協助查詢及追蹤差異 |
| 社財務 |
核對實際付款、憑證與帳務紀錄 |
| 地區基金或授權人員 |
協助地區彙整、差異釐清及正式流程說明 |
核對流程
- 確認捐贈人、社別、基金別、金額、日期與付款憑證。
- 確認應由 RI、地區或社內哪一個系統保存或回報。
- 記錄送出、入帳、待補件或已完成等可辨識狀態。
- 發生差異時，保存必要識別資訊並交由授權窗口處理。
- 年度統計前再次確認資料期間、匯率或認證規則。
操作重點
- 「已付款」「RI 已入帳」「認證完成」是不同狀態。
- 不以地區或社內畫面取代 RI 正式資料。
- 公開成果只呈現經確認且適合公開的彙整資訊。
- 捐贈人資料、付款明細與憑證只提供給必要角色。
- 功能入口可見不代表已完成所有 RI 串接；使用前要確認當年度範圍。
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