地區行政與籌備
本頁協助地區執秘與籌備處執秘分開處理「就職年度」及「籌備年度」資料，避免次年度準備工作覆蓋當屆組織、職務與權限。
角色與責任
| 角色 |
主要責任 |
完成標誌 |
| 地區執秘 |
維護就職年度組織、職務、名錄與行政待辦 |
當屆資料正確，異動有紀錄 |
| 籌備處執秘 |
建立籌備年度組織、當選人名單及學習研討會對象 |
次年度資料可供訓練、造冊及交接 |
| 地區行政 E 化主委 |
協助功能、權限、資料異常與年度切換 |
問題有負責窗口及處理結果 |
| 各社執秘 |
核對所屬社社員、當選人、照片及聯絡資料 |
地區名錄取用的社資料已確認 |
這項功能可以協助什麼
| 作業 |
要解決的問題 |
功能協助 |
狀態 |
| 年度地區組織 |
當屆職務、名錄與網站資料不一致 |
建立及維護就職年度組織與職務 |
現行 |
| 地區組織籌備 |
次年度團隊只能等交接後才建置 |
預先建立籌備年度組織，不影響當屆資料 |
現行 |
| 地區名錄確認 |
職稱、聯絡資料與照片反覆收集 |
集中核對、退回補正及準備造冊資料 |
流程現行；欄位與發布狀態待確認 |
| 社秘當選人 |
社長、秘書當選人名單分散 |
查詢、管理或下載各社提報資料 |
現行 |
| 學習研討會名單 |
參加對象與年度職務難以對齊 |
依籌備年度角色準備報名與名單 |
現行；活動設定依公告 |
標準作業
- 先確認正在操作的是就職年度或籌備年度。
- 由核定名單建立職務，再從既有社員主檔選入人員。
- 請各社核對姓名、稱謂、社別、照片與必要聯絡資料。
- 對缺漏或衝突資料退回補正，不另建重複社員。
- 在訓練、造冊或網站發布前完成最後確認。
- 交接時列出未完成名單、權限、期限與負責人。
常見例外
| 例外 |
先確認 |
處理方式 |
| 找不到人員 |
社員是否已建檔、姓名及社別是否一致 |
請所屬社執秘補正主檔 |
| 職稱顯示錯誤 |
年度、組織層級及多重職務 |
由地區權責人確認應顯示職稱 |
| 看不到籌備功能 |
登入角色、年度與授權是否正確 |
回報行政 E 化窗口，不借用他人帳號 |
| 名錄與網站不同 |
兩邊取用年度與更新時間 |
確認資料權威及重新發布時點 |
操作重點
- 「選入組織」不是重新新增社員。
- 籌備年度與就職年度須可並行，不直接覆寫。
- 名錄輸出前應由本人或所屬社完成必要欄位確認。
- 涉及電話、住址、生日等資料時，只使用作業必要欄位。
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