依扶輪週期安排地區工作
本頁協助社長、社秘書／社執秘、功能主委、社員及地區團隊，依籌備期、就職期與交接期安排工作。先在這裡看懂方法，再到地區主網站選擇適用扶輪年度，核對當期活動、對象、日期、費用與報名狀態。
籌備期：確認團隊、學習與年度方法
確認接任組織與聯絡角色
誰負責
社長當選人確認社內幹部與主委；秘書當選人保存正式名單；籌備處執秘協助資料校對；助理總監協助分區聯絡。
從哪裡開始
先看社長與秘書接任準備，再到地區主網站選擇接任的扶輪年度，查看年度社長秘書、地區組織與正式通知。
工作方法
- 核對姓名、社別、職務及獲同意使用的聯絡資料。
- 確認每項工作由社長、社秘書、社執秘或功能主委中的誰負責。
- 把必要學習、地區活動及社內交接排入共同行事曆。
遇到例外
網站資料與社內決議不同時，先保存差異，再由社長與地區承辦窗口確認；不得直接用舊年度名單覆蓋。
怎樣才算完成
當屆組織、正式名單及社內分工一致，每項待辦都有負責人與期限。
參加接任學習與功能研討會
誰負責
社長當選人參加社長當選人學習；下屆社領導、地區團隊與功能主委依公告參加對應研討會；社執秘協助報名與狀態追蹤。
從哪裡開始
從地區主網站的地區公告、活動報名與地區組織查找。常見學習包含地區團隊、社領導人、扶輪基金、獎助金、社員與公共形象等主題；實際名稱及對象以當期公告為準。
工作方法
- 核對活動對象、必要資格、期限、費用與應準備資料。
- 由社長當選人確認參加人選，社執秘完成報名。
- 參加者帶回三項內容：本社要做什麼、誰負責、何時回報。
遇到例外
無法出席、職務尚未確認或報名狀態不同時，依活動頁聯絡承辦窗口，不自行假設可以代理或補課。
怎樣才算完成
指定角色完成報名與學習，社內已有可執行的工作清單，而不只保留教材。
規劃服務與尋找社員專業
誰負責
功能主委提出工作草案，社長確認方向與資源；社秘書保存決議，社執秘協助行政作業。
從哪裡開始
從地區主網站查地區委員會、扶輪服務、扶輪基金與歷史活動。需要專業能力時，到地區職業資訊網站依職業分類或關鍵字查找。
工作方法
- 先定義服務問題、對象、需要的能力與預期成果。
- 查各社活動、相簿及影音，整理可借用的方法與仍需確認的規則。
- 找同功能地區主委確認資源、申請或合作方式。
遇到例外
職業名錄不構成專業資格、品質、價格或交易背書。涉及醫療、法律、會計、工程或其他受管制專業時，必須另行查證資格。
怎樣才算完成
工作草案已有目的、主責、合作角色、資源、風險及下一步，並經社內權責角色確認。
就職期：啟動、執行與參與
啟動年度與確認地區聯絡
誰負責
社長確認年度承諾與社內分工；社秘書維護正式紀錄；社執秘核對網站資料、活動與通知；助理總監協助分區溝通。
從哪裡開始
到地區主網站選擇當期扶輪年度，依序查看地區公告、活動報名、年度組織與地區公文。
工作方法
- 核對社長、秘書、執秘與各功能主委的資料及對口。
- 把正式通知轉成社內任務，不只轉傳連結。
- 確認本人參與、帶領社團隊參與及鼓勵社員參與的活動。
遇到例外
未登入頁面只能證明公開入口可見，不能推論後台權限。帳號或權限問題交行政 E 化窗口；活動規則交活動主責。
怎樣才算完成
社內行事曆、責任人與地區正式資訊一致，近期工作已有回覆與追蹤方式。
準備總監公式訪問與社況對話
誰負責
社長統整年度目標與待協助事項；秘書、執秘及各主委準備社況、名單與成果；助理總監協助確認流程。
從哪裡開始
從地區主網站或正式公文確認訪問安排與資料要求，再由社內建立單一準備清單。
工作方法
- 彙整社員、服務、基金、公共形象及社務運作的重點。
- 分清可公開成果、社內資料及只供正式會議使用的受控資料。
- 訪問後記錄建議、責任人、期限與需要地區協助的項目。
遇到例外
資料口徑不一致時標明來源與適用日期，不為了完成簡報而自行改動正式數據。
怎樣才算完成
訪問完成，雙方確認的後續事項已有負責人、期限與回報方式。
執行委員會服務與主題活動
誰負責
功能主委負責方法與成果；社長核定參與及資源；社執秘處理報名、名單與行政追蹤；社員依分工參與。
從哪裡開始
從地區主網站的地區組織找到同功能委員會，再從扶輪服務、扶輪基金、職業服務或扶輪活動進入完整內容。
工作方法
- 核對活動目的、參加對象、名額、費用、期限、附件與承辦窗口。
- 由主委說明社內需要，社長確認人員與資源，社執秘完成行政作業。
- 活動中記錄工作方法、可查核成果、問題及可公開素材。
遇到例外
涉及青少年、受益人、健康、財務或未獲同意的聯絡資料時，只使用活動指定的受控管道，不上傳至公開文章或相簿。
怎樣才算完成
參與及系統狀態一致，成果已回覆主責窗口，例外已有處理結果。
參與地區年會、學習與聯誼
誰負責
社長判斷核心參與與社員動員；社秘書／社執秘協助團體報名與行前通知；社員依活動條件參與。
從哪裡開始
查看地區主網站的活動報名與完整活動頁。國際扶輪活動如需 RI 系統註冊，仍依 RI 正式入口完成。
工作方法
- 分清本人必須參與、帶領社團隊參與及鼓勵社員參與的層級。
- 核對報名、費用、餐飲、住宿、交通及行前資料。
- 活動後由參加者帶回學習、交流成果或下一項社內行動。
遇到例外
地區意願調查不等於已完成主辦單位註冊；報名、繳費與審核狀態應分別核對。
怎樣才算完成
參加者收到行前資訊，報名與付款狀態一致，活動後已回饋可採取的下一步。
交接期：結案、傳承與下一屆第一步
彙整成果與未完成事項
誰負責
社長確認本社年度說法；各功能主委整理方法與成果；社秘書保存正式紀錄；社執秘建立可追蹤索引。
從哪裡開始
回看地區主網站的正式公告、各社活動、活動相簿及影音，並核對社內的決議、報名與成果紀錄。
工作方法
- 每項工作留下目的、主責、方法、成果與數據來源。
- 記錄遇到的問題、處理方式及下一次第一步。
- 未完成事項列出目前狀態、正式來源、下一位負責人與期限。
遇到例外
歷史文章只作經驗參考，不直接當作下一屆規則。找不到正式依據時標示待確認，交由新舊任權責人與地區窗口核對。
怎樣才算完成
下一屆不需詢問原承辦人，就能由交接索引找到正式來源、目前狀態與第一個行動。
發布可公開的活動經驗
誰負責
活動主委整理內容，公共形象主委檢查公開素材，社長確認代表本社的說法，再由具權限者發布。
從哪裡開始
依地區主網站目前提供的各社活動、相簿分享或影音入口辦理；入口與權限如有變動，以官網及行政 E 化窗口說明為準。
工作方法
- 文章回答「為什麼做、怎麼做、誰合作、成果如何、遇到什麼問題、下次先做什麼」。
- 相簿與影音使用可辨識的標題、適用年度及活動說明。
- 交接索引連回文章、相簿、影音、正式公告與未完成事項。
遇到例外
發布前必須檢查照片授權、未成年人、受益人、社員聯絡資料、捐獻與財務資料。敏感內容應留在受控位置，不因傳承需要而公開。
怎樣才算完成
公開紀錄可讓其他社理解並借用方法，受控資料未外洩，下一屆可從索引繼續工作。
執秘收到活動通知後的共同流程
- 核對扶輪年度、活動對象、名額、期限、費用與必要資料。
- 請社長或功能主委確認參加人選與資源。
- 依活動指定入口完成個別或團體報名。
- 分別確認報名、付款、審核及行前通知狀態。
- 保存完成證據；異常依資格、權限、付款或活動規則送到正確窗口。
- 活動後收回成果與經驗，放入交接索引。
需要畫面與異常處理說明時，請查看執秘行政 E 化作業流程。