活動報名與收款
本頁適用於學習研討會、聯席會、地區年會及其他由地區建立、各社配合報名的活動。不同活動的對象、費用、截止日與欄位，以當次公文及報名頁為準。
角色分工
| 角色 | 主要工作 |
|---|---|
| 活動承辦團隊 | 建立活動、設定對象、名額、費用、期限及必要欄位 |
| 各社執秘 | 核對社員主檔、完成個報或團報、回報匯款並追蹤狀態 |
| 地區財務或核帳人員 | 核對實際入帳、差額及處理狀態 |
| 參加者 | 確認本人資料、參加場次及餐飲等必要需求 |
這項功能可以協助什麼
| 作業 | 要解決的問題 | 功能協助 | 狀態 |
|---|---|---|---|
| 活動建立 | 每場活動重複收集相同設定 | 設定對象、期限、名額、場次、費用及欄位 | 現行；範本化屬持續規劃 |
| 個人／團體報名 | 個人與社名單不一致 | 由本人個報或執秘代表社團報 | 現行，依活動開放 |
| 匯款回報 | 收到款項後難以辨認社別與活動 | 回報日期、金額、帳號末五碼及必要備註 | 現行欄位依活動確認 |
| 核帳與退回 | 已填回報不等於已入帳 | 顯示待核帳、已核帳或退回修正等處理狀態 | 現行／依活動設定 |
| 自動通知與催收 | 承辦人逐筆通知耗時 | 匯款通知、核帳完成通知及未繳名單 | 已規格化；是否啟用須確認 |
標準流程
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地區活動團隊
發布活動、對象與期限
說明名額、費用、報名欄位、繳費方式及異常窗口。
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社長、主委與社執秘
確認參加對象
完成社內確認後，由本人個人報名或由社執秘辦理團體報名。
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社執秘
核對是否需要繳費
免費活動直接確認報名狀態；收費活動繼續完成匯款與回報。
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各社與社執秘
完成匯款與資料回報
依公告回報日期、金額、帳號末五碼及必要備註。
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地區財務或活動承辦人
核對入帳狀態
金額一致時標示已核帳；有差異時退回修正或由指定窗口釐清。
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社執秘與活動團隊
通知完成結果
以系統最終狀態及承辦通知確認完成，再通知參加者下一步。
免費活動通常在報名送出並通過活動規則後完成；收費活動還要經過匯款回報與地區核帳。匯款截圖或送出表單都不能單獨代表已完成，應以系統最終狀態及承辦通知為準。
操作重點
- 報名前先確認正確年度、社別、社員主檔與參加資格。
- 不替參加者推測餐別、住宿、交通或其他個人需求。
- 合併匯款、金額差異或截止後異動，交由活動窗口判斷。
- 不在公開群組張貼完整銀行帳號、個人資料或付款爭議。
- 報名結案後保留必要名單與核帳結果，依規定刪除不再需要的敏感資料。
完成標誌
- 參加名單、場次及必要需求已核對。
- 收費活動的應繳金額與入帳狀態一致。
- 異常、退回或補報有負責窗口與處理結果。
- 各社與參加者已收到可採取下一步的通知。