公文與公告
公文用來確認正式規則、對象、期限與權責；公告用來讓幹部及社員容易查找與採取行動。兩者應維持一致，但公告不能取代已核定公文。
這項功能可以協助什麼
| 作業 |
要解決的問題 |
功能協助 |
狀態 |
| 建立公文 |
版型、文號、附件與發布流程不一致 |
後台已有「建立公文」入口 |
入口已確認；範本、審批與歸檔流程待確認 |
| 網站公告 |
社員找不到最新活動或期限 |
發布標題、摘要、期限、對象及正式附件 |
現行公開能力；實際權限依年度設定 |
| 更正與版本 |
舊附件或舊日期仍在流傳 |
標示更新時間、更正內容及有效版本 |
作業原則；系統支援範圍待確認 |
| 活動導流 |
公文內容完整但報名入口不明 |
將公告連到正式報名或專案頁 |
現行 |
發布前檢核
- 確認發文單位、文號、日期與核定人。
- 寫明適用對象、截止時間、費用及承辦窗口。
- 確認附件名稱、版本與公告內文一致。
- 報名連結只指向正式入口，不放測試網址。
- 檢查公告是否含不應公開的電話、名冊或付款資料。
- 發布後用未登入狀態確認頁面及附件可正常開啟。
建議公告結構
| 區塊 |
應回答 |
| 這是什麼 |
活動、會議、辦法或行政通知 |
| 誰要處理 |
指定職務、各社、社員或活動團隊 |
| 何時完成 |
起訖時間、截止日及逾期處理方式 |
| 要做什麼 |
報名、回報、繳費、核對或下載 |
| 以何為準 |
正式公文、附件、報名頁或指定窗口 |
更正與下架
- 更正時保留可辨識的更新日期，不靜默替換重要規則。
- 已截止內容可標示「已截止」並保留必要歷史，不讓舊連結看起來仍可操作。
- 涉及個資、錯誤付款資訊或未核定內容時，先停止導流，再由權責人確認修正版。
- 歷史公告可供查考，但不得拿舊年度日期、金額或辦法直接套用。
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