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執秘行政 E 化作業流程

本頁是新任與現任社執秘的工作入口。先到地區主網站確認公告與扶輪年度；需要維護資料或送出作業時，才以本人帳號登入。實際選單、期限、表單、費用及權限，以當次公文、地區網站顯示與指定窗口說明為準。

我現在要辦哪一件事

先分清楚公開查找與登入作業

不登入也能先查

  1. 開啟 RID3510 地區主網站。
  2. 選擇這次工作適用的扶輪年度；籌備期應分別核對當屆與接任年度。
  3. 從地區公告、活動報名、地區資訊、地區組織或服務選單找到完整頁面。
  4. 核對對象、期限、費用、附件、承辦窗口及是否需要登入。

社員、社長或各社主委不需要經過執秘入口，也可直接查公開資訊。需要社員公開的專業資料時，可使用地區職業資訊網站依分類或關鍵字查找；名錄不構成資格、品質、價格或交易背書。

需要送出或維護時再登入

  1. 使用本人帳號登入地區網站。
  2. 確認進入正確社別、扶輪年度與職務。
  3. 依實際可見選單進入社務管理或當次公告指定的作業入口。
  4. 完成操作後，再核對系統最終狀態及承辦通知。

登入後顯示的選單會依社別、年度職務、權限及功能開通狀態調整。本頁提到的作業需求不代表所有功能都已對每一角色或每一社上線。

執秘負責什麼

  • 籌備期：取得交接索引、確認候任社長與次年度幹部資料、申請必要權限。完成時，接任者能登入正確年度，並知道未完成事項與窗口。
  • 年度啟動：核對社基本資料、社員主檔、年度組織與必要聯絡資訊。完成時，資料可供名錄、活動及年度作業正確取用。
  • 活動期間：依正式通知追蹤社內回覆，辦理報名、繳款回報及狀態核對。完成時，社長、主委與參加者收到一致結果。
  • 例行維護：處理社員異動、註冊綁定、組織及社務資料。完成時，沒有因找不到資料而建立重複社員。
  • 活動成果：協助活動主委留下正確日期、角色、成果與公開連結。完成時，下一屆能從交接索引找到可用經驗。
  • 年度交接：整理待辦、年度資料、服務管理責任與異常紀錄。不得以共用帳號、密碼明文或個人訊息取代正式交接。

社執秘負責行政執行與追蹤，不代替社長核定承諾、不代替活動主委判斷內容，也不代替財務確認實際入帳。

執秘如何完成地區活動報名

  1. 地區活動團隊發布要求：從完整公文或活動頁確認對象、名額、截止日、費用、必要欄位與窗口。
  2. 社長或主委確認參加對象：決定本社應參加或鼓勵參加的人員；社執秘不只依群組轉傳名單操作。
  3. 社執秘整理資料：確認姓名、社別、年度職務及活動所需資料。餐別、住宿、交通等個人需求應由參加者確認。
  4. 社執秘送出報名：依活動實際開放方式辦理個人或團體報名；送出後保存可辨識的完成紀錄。
  5. 各社完成繳款回報：收費活動依公告匯款並回報必要資料。匯款截圖、轉帳完成或表單送出，都不能單獨代表地區已核帳。
  6. 社執秘核對最終狀態：確認名單、費用與處理狀態，再通知社長、主委及參加者。

報名與繳款發生例外

  • 資料不完整：退回社長、主委或參加者確認，不代替當事人猜測。
  • 名單、費用或狀態不一致：保存活動名稱、操作時間與必要畫面資訊，交由活動承辦或核帳窗口處理。
  • 截止後異動：不得另建重複報名，由活動承辦窗口判斷能否補報或更正。
  • 系統看不到功能：先確認年度、社別、職務及是否開放，再向行政 E 化窗口回報。

報名結案的完成條件是：社內名單正確、收費活動已確認核帳、例外有處理結果，而且參加者已收到可採取下一步的通知。

收到不同問題時找誰

問題 正確窗口 執秘應準備
參加資格、名額、期限或補報 公文所列活動承辦窗口 活動名稱、社別、公告及要確認的規則
匯款金額、差額或核帳狀態 活動財務或核帳窗口 金額、日期及必要識別資訊；不公開完整帳務資料
社員、社別或年度職務錯誤 社長、社秘書或授權資料維護者 正確資料、適用年度及需修正項目
登入、綁定、選單或權限 地區行政 E 化窗口 本人社別、年度、角色、功能名稱與錯誤狀態
文章內容、照片或成果說法 活動主委、公共形象主委及社長 內容來源、照片同意、成果依據與預計公開範圍

回報系統問題時，不提供密碼、驗證碼或完整個資。若問題同時涉及規則與系統，先由業務窗口確認應採取的作法，再請行政 E 化窗口協助完成系統處理。

把活動方法與成果回存交接

活動前：先取得經驗

  • 在地區主網站依扶輪年度、社名、活動或服務關鍵字查各社活動。
  • 查看公開相簿與影音，了解場地、流程、合作方式及成果呈現。
  • 將舊案例分成「可借用方法」與「本次仍須確認規則」，不直接沿用舊日期、費用、表單或聯絡人。

活動中：留下可整理的材料

  • 記錄活動目的、主責角色、合作單位與實際工作順序。
  • 保存可查核成果及數據來源。
  • 記下問題、處理方式與下一次可以先做的第一步。
  • 照片、社員、未成年人、受益人及付款資料，依同意與權限分開保存。

活動後：形成可找到的交接索引

  1. 活動主委提供方法、成果、問題與建議。
  2. 社執秘核對日期、角色、正式公告及相關連結。
  3. 公共形象或資訊主委檢查照片、個資、品牌及公開範圍。
  4. 社長或授權主管確認可代表本社的公開內容。
  5. 由目前具權限者依實際開放工具發布文章、相簿或影音。
  6. 在交接索引留下正式公告、文章、相簿、影音、成果資料、未完成事項及下一次第一步。

文章、相簿或通知功能若尚未開放，應使用各社目前核定的保存方式並留下連結，不得把建議功能寫成已上線。

週期性檢查

籌備期

  • 取得前任社執秘的交接索引與未完成事項。
  • 確認候任社長、接任幹部、次年度組織及必要權限。
  • 分別核對當屆與接任年度，避免把籌備資料寫入錯誤年度。

就職期

  • 年度啟動時核對社、社員、年度職務與主要聯絡資料。
  • 收到通知時先查完整公文與活動頁，再追蹤社內決定、報名及繳款。
  • 社員新增、退社、轉社或職務異動時，檢查資料、活動與權限影響。
  • 活動結束後補上成果與經驗索引，不把資料只留在個人訊息或裝置。

交接期

  • 盤點未完成的活動、費用、資料異常、文章與公開素材。
  • 交接服務管理責任、目前權限、正式窗口及下一次第一步。
  • 接任者以本人帳號測試後才算完成；不得交付個人密碼或驗證碼。

作業完成前最後確認

  • 已確認正確扶輪年度、社別與角色。
  • 已依完整公告確認對象、期限、費用與窗口。
  • 已核對資料、名單、付款或發布的最終狀態。
  • 已通知社長、主委或相關社員完成結果。
  • 異常已有負責窗口與處理紀錄。
  • 可公開經驗已有文章、相簿、影音或交接索引；敏感資料另行受控。

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