社員與年度組織維護
社員主檔是名錄、職務、活動報名、網站呈現與年度交接的共同基礎。資料應一次正確建置，再依用途及權限取用。
這項功能可以協助什麼
| 作業 |
要解決的問題 |
功能協助 |
狀態 |
| 社員資料維護 |
姓名、社別、聯絡或照片過期 |
新增、查詢及更新社員主檔 |
現行 |
| 註冊社員審核 |
登入帳號尚未與正確社員建立關聯 |
審核社員身分與社籍綁定 |
現行 |
| 社年度組織 |
當屆職務未建置，造成權限與名錄錯誤 |
從社員主檔選入當年度幹部 |
現行 |
| 社組織籌備 |
交接後才建次年度資料，形成作業空窗 |
預先建立籌備年度組織 |
現行；開放日依公告 |
| 地區活動團報 |
報名名單與社員主檔不一致 |
從已確認社員中選取參加者 |
現行；依活動開放 |
維護順序
- 先搜尋既有社員，確認沒有重複主檔。
- 核對中英文姓名、稱謂、社別、社員狀態及必要聯絡資料。
- 引導社員以本人帳號登入並完成綁定。
- 從主檔選入就職年度或籌備年度組織。
- 名錄、網站或活動使用前，再確認公開範圍與適用年度。
- 退社、轉社或離任時保留必要歷史，調整現行狀態與權限。
資料使用邊界
| 資料 |
可用目的 |
注意事項 |
| 姓名、社別、職務 |
組織、名錄、活動與識別 |
必須帶入正確年度 |
| 電話、Email |
行政聯繫與必要通知 |
不等於可以公開 |
| 照片、職業資料 |
名錄、名片或經同意的公開頁面 |
先確認本人提供及公開範圍 |
| 生日、住址、付款資料 |
特定必要作業 |
不放公開頁面或一般群組 |
完成標誌
- 同一社員沒有因綁定失敗而建立重複資料。
- 當屆與次年度職務分開且人員正確。
- 公開名錄只取用已確認可公開的欄位。
- 社員異動已同步檢查活動、職務與權限影響。
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